一言で事務の仕事をしていますと言っても、仕事内容は業種によってマチマチです。
営業事務や介護事務、経理事務など多岐に渡ります。
ただ、営業職や販売職など数値で結果が見える世界とは違い、なかなか目標数値が立てづらいという点があります。
この記事を読んでいる事務所の方も、もしかしたら「何を目指して頑張るか」という明確な目標が曖昧になっている人もいるかもしれません。
今回は、私と一緒に働いているある女性事務員さん（以下、彼女）について書いていきます。
彼女が何を目指して仕事をしているのか。何を目標に仕事をしているのか。
私が知っている範囲、かつ書いていいと彼女から承諾をもらっている内容のみになりますが、書いていこうと思います。
ちなみに彼女のおかげで、私たちの会社は業務効率とスピードが上がり、事務処理全体に関してのトラブルやクレームは一切ありません。
ぜひ最後までお読みいただき、今後の仕事の進め方の参考になれば幸いです。
事務員の仕事は決して雑用なんかではない
一番伝えたいことは、事務員の仕事は雑用どころか会社の根幹を担う仕事をしているということです。
事務員がいるからこそ、他部門の仕事は回っていて業績が上がることや会社の存続にもつながっています。
ここからは、彼女が具体的に心掛けて実践していることを踏まえ、その理由をご紹介していきます。
事務員である彼女が意識してやっていることは？
ここでは彼女が事務員として意識して実践していることを３つご紹介します。
かかってきた電話を取るときの意識と行動について
「電話が鳴ったら、３コール以内に取って」
彼女は、新人時代に上司に頻繁に言われていたようです。
最初はただ言われたことを忠実に守り、すぐに電話に出るようにしていました。
今は「電話を掛けてきたということは、当然弊社に用事があるということ。つまり、解決したいことがある、困っていることがあるということです。」
「さらに、私たちを頼りにしているということなんです。」
彼女はこのように言っています。
課題を解決したい、頼りにしている、お客様の注文に早く対応をしたいからという気持ちがあるためです。
３コール以内に出てと言われ、何も考えずに出るのは義務役割になりますが、上記のような考えを持って電話に出るのは、自主的に自分が出来ることをを創っていることにもなります。
このように自分で仕事へ意味づけをして実践することが、仕事をする上ではとても重要なマインドになります。
お客様との約束を守る意識と行動について
「◯◯（日にち）までには、この件に関してお返事いたします」とお客様に伝えたとします。
皆さんは、この場合いつまでにお返事をしますか。
・期日の日の朝、出勤してすぐ返事をする
・期日の日、帰るまでには返事をする
・期日の前に、返事ができる状況が揃ったらその時点で返事をする
彼女の場合は、あらかじめ期日の◯日前の何時までに返事をする、というように自分なりの期日を決めていました。
例えば、6月10日までには返事をすることをお客様と決めたら、自分では6月8日の15時までに返事をすると決めています。
彼女が意識していることは、期日よりも早めに返事をすることで、お互いに次の行動に早く着手ができる。それだけお互いに時間を有効に使えると思うとの事。
さらに、お客様との約束を守り、なおかつ早い対応をすることでのベネフィットを下記にまとめます。
期日よりも早めにすることで、返事をもらったお客様も、次の行動に早く着手ができます。
また、お客様から「この人は、いつも対応が早い」という印象を持ってもらえます。
すなわち、仕事が早い人＝仕事ができる人＝仕事で信頼がおける人という構図が出来るわけです。
さらに付け加えると、対応が早いから困るという人はまずいません。
お客様の予定や進捗状況を把握する意識と行動について
事務仕事の内容にもよるので、必ずしもお客様の予定や進捗などを管理する業務をやっていないかもしれません。
しかし、自分の1日の仕事のスケジュール管理や携わっている仕事が完了するまでの期間、自分の仕事をマネジメントすることは誰にでも当てはまることだと思います。
彼女の場合は、すべてを自分一人で抱え込まないようにしています。
自分だけでは解決できない場合や、人に協力してもらった方が早く正確に仕事を進められる場合は、他の人への協力を仰ぐようにしています。
1日に使える時間は限られているし、限られた時間で複数の業務をこなす。
一人では時間がかかる事や分からない事、そして相互確認が必要なこともあるでしょう。
つまり、ミスを未然に防ぎながら効率よく進めていく方法を常に意識して行動をしている結果なのです。
最後に｜事務職のあなたは会社にとって必要な財産
彼女は一体何を目指して仕事をしているのでしょうか。
何を具体的な目標として仕事をしているのでしょうか。
彼女とは一緒に仕事をして延べ10年近く経ちますが、一貫して変わっていないことがありました。
「特に目立ったスキルや知識はないけど、一緒に働いている人や関わるお客様に、最大限できる事をしようと思っています。その結果、みんなが喜んでくれることが自分にとっては一番嬉しいです。」
「明確な目標数値がない仕事の場合は、自分で数値目標を上司と相談して決めていきます。目標を達成することで評価されるっていうのもありますが、一番の効果は自分への安心感みたいなものです。」
「この安心感があるから、思い切って次へのチャレンジができるんです。」
今日もそんな彼女と一緒に、私たちは一人でも多くのお客様に喜んでもらえるように仕事をしています。
以前にも事務所の方向けに書いた記事があります。
こちらもぜひ参考にしてみてください。
