仕事の報告書や日報、お客様に送るメールからプライベートで使うLINEのやり取りなど、文章を書く機会が多くあるにも関わらず苦手意識をもっている人も多いのではないでしょうか。
１つご質問させてください。文章を書くことが上手くなりたいでしょうか？
もし答えがYESならば、この記事は必ず役に立つはずです。
私は、今の仕事でお客様へ研修報告書を作ることが多く、文章だけで研修を受けた受講生が学んだことや、次に何をすればいいのかなど明確に伝える必要があります。
そのため、文章について基礎から徹底して学んできました。文章でビジネスをしている方の講座を受けたり、実際にお客様からフィードバックをいただいて改善を繰り返したり、あらゆる方法で文章力を磨き今現在も進行形の状態です。
その甲斐もあり、報告書を高く評価していただき、次のお仕事に繋がることが多くあります。
この記事では、文章を書くことに苦手意識がある方や、苦手だけど文章を作る必要がある方に、読みやすく伝わりやすい文章作成の方法をご紹介します。
お客様や社内の人に送るメール一つ作るにも、多くの時間を使っていた私でもある程度書けるようになりました。
だから必ず苦手意識が減り書くことがスムーズになるはずです。
まずは基礎を固めて、人に伝わる文章力を磨くきっかけになれば幸いです。
文章を書くことに苦手意識をもってしまう原因とは
文章を書くことに苦手意識をもつ原因はたくさんありますが、ここでは特に多い原因について紹介いたします。
ここに書かれている３つの原因は、私自身のことや同じ職場の人、文章を書く機会が多いお客様からいただいた声などから厳選したものです。
文章を書いても反応が特にない
書類を一生懸命作って上司に見せても何も言われなかったり、SNSで投稿しても反応がなかったりすることで、自分の文章を自分自身がいつの間にかダメ出しをしている場合です。
しかし、果たして本当に文書が悪いのでしょうか。
もしあなたが、直接相手に話をしている時にはちゃんと相手から反応が得られているとしたら、文章そのものが悪いのではなく伝えたいことが伝わっていないだけの可能性が高いです。
なぜなら、人に話をするときも文章を書くときも、頭の中でまず何を喋ろうか（何を書こうか）と考えているからです。
もし、この時点で伝わらない方法を取っているとしたら、どんなに良い内容だとしても反応は得られません。
文章を書くことでの成功体験がない
報告書を読んでもらったら「何が言いたいのか分からない」「読みづらい」という反応ばかりだったらどうでしょうか。
私の場合は、同じことを繰り返し書いてしまったり、一文が長く意味が分かりづらい文章を書いてしまったりしました。
そのため「長いし分かりにくい」とよく言われました。
何を書いたらいいか分からない
実は書くネタは案外誰にでもあるものです。
ただ、何を書きたいのかを自分自身で見つけられていないだけ。他には、書いても誰も読んでくれないと思い込んでいるだけ。
このように感じる人も多くいるのではないでしょうか。
私自身、このブログを立ち上げる前はこのように思っていました。
伝えたい人へ伝わる書き方もできるPREP法について
文章を書くことに苦手意識がある方でも使えるPREP法をご紹介していきます。
すぐにでも使える方法なので、読んだ後に早速実践してみてください。
PREP法を使ってもいきなり文章は書かないこと
私もよくやっていたのですが、いきなり文章を書こうとするとなかなか描き出せないどころか、何を言っているのかよく分からない文章になってしまいがちです。
まずは「何を書くか」をしっかりと準備しておくことが必要です。
そのためにも、今からご紹介するPREP法をぜひ活用してください。
PREP法の使い方と効果について
PREP法とは、初めに要点（結論、主張など）を伝えてから、要点にいたった理由を説明します。
次に、その理由に説得力を持たせる具体例や提示した上で、最後にもう一度要点を述べるという構成になっています。
Point ：要点（結論・主張）
Reason ：理由（結論にいたった理由・そう主張する理由）
Example：具体例（理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況）
Point ：要点（結論・主張）
この文章構成を使うことで、分かりやすい文章の構成が作れるようになります。
具体的な例文を見ていきましょう。
Point（要点）：
組織が機能するには、社内でのコミュニケーションをマメに行うことも重要です。
Reason（理由）：
なぜなら、仕事はひとりで出来ることは限られており、人と協力して行うことで知恵や情報も多く集まり行動力も上がるからです。
Example（具体例）：
弊社でも、毎日の朝礼や毎月の社員交流会、定期的な勉強会などでコミュニケーションを取る機会を増やし、年齢やキャリア関係なく皆が意見を言い合える環境を作りました。
その結果、組織の雰囲気も良くなり、仕事のスピードや効率も上がり成果が出る要因の一つになっています。
Point（要点）：
以上のように、成果を出すために組織を機能させるなら、社内のコミュニケーションを取ることは必要不可欠と言えます。
いかがでしょうか。
最初に要点を書いているので、この文章が何について書かれているのかイメージがしやすいです。
さらに、ただ要点だけを書くのではなく、具体例を入れながら書くことで読み手に納得感を与えることができます。
理由と具体例をセットで書いていることから、最後の要点を書く時にも説得力が違います。
PREP法を意識して使うことで、読み手に分かりやすく伝わる文章を書くことが増えていくはずです。
最後に｜諦めずに書き続けることが大事
最後にお伝えしたいことは、文章に苦手意識があっても諦めずに書き続けることが大事だということです。
苦手意識があって書くことを避けていると、本当に文章を書くことが必要な場面で全く書けなくなってしまいます。仕事であれば、最後まで完結させることが出来ないので他の人にまで迷惑が及びます。
完璧な文章を目指すのではなく、まずは書き終えることを目指していきましょう。
書き終えることが習慣になれば、次は文章の精度を上げていく作業に入れます。
私も書き終えることを目指し、その後に注意や指摘をバンバン受けました（笑）
今はメールやLINE、そしてSNSなどでもビジネスのやり取りは当たり前の時代です。
だからこそ文章力を磨き、ビジネスを加速させていきましょう。
文章力を身につけることは、ビジネスの戦闘力を上げるために必要不可欠なのです。
