会社に出勤して、朝はメールのチェックから始まり今日の業務内容を確認する。
朝礼で連絡事項を共有して始業開始。
1日の業務において、ある程度のルーティンが決まっている方も多いのではないでしょうか。そしてルーティン化した日々の中で業務に取り組んでいると、実はやりたいと思っていたことに手をつけられず後回しになってしまっている。
このように、やらないといけない事が多ければ多いほど、本来やろうと思っていたことが出来ないのはどうしてなのでしょうか。
もしかしたら、もっと時間があれば出来ているのかもしれません。
今回は、仕事量が多いと感じている人・やりたい仕事が後回しになっている人・時間が足りないと感じている人に向けて、時間について以下の3点から解説をしていきます。
≫時間の作り方 ≫時間の使い方 ≫時間に対する考え方
時間についての考え方や使い方を幅広くする事で、今までより仕事の進め方や成果も大きく変わる事になります。
成果を出す人とそうでない人の「時間の作り方」の違いとは
時間の作り方がうまくなることで受ける恩恵は、社会人のみならず誰にでもあります。
例えば、会社員の方であれば1日の業務がスムーズに進むことはもちろん、前倒しで仕事を終えることが出来ます。前倒しで完了することができれば、他のことにも早い段階で手が回りますし、仕事のクオリティを上げることに時間を使うことも出来ます。
結果的に、仕事で“成果を出すための確率はグンっと上がる”はずです。
しかし、時間の作り方がうまくいかなければ、１つのことをダラダラとやってしまったり、予定通りに終わらなかったりすることが続いて次の仕事に遅れが生じます。
誰でも意識すれば、時間の作り方は身につけることができます。
以下では、特に会社で仕事をしている方へ時間の作り方と活用術について解説していきます。
時間の作り方①｜朝の時間を活用する
ここで言う朝の時間とは、起床してから始業前までの時間だと思ってください。
まだ本来の仕事をしていない時間ですから、自分の時間として使うことが出来ます。
ただ、通勤に時間がかかる方も多いと思うので、具体的に時間を作る方法を解説していきます。
朝の時間を確保する一番の方法は、いつもより早く起きることです。
例えば１時間早く起きれば、１時間早く出社することができる。すると、前日にやり残していた業務をすることが出来ます。
読書をする時間がない人、英語のリスニングをしたいと思う人は、会社についてから始業までの時間に出来るかもしれません。会社の近くにあるカフェで出来ることもあるでしょう。
朝が苦手な人は、早起きの習慣を身につけてやるだけで時間が確保できます。
時間の作り方②｜お昼休みの時間を活用する
皆さんは、お昼休みをどのように過ごしていますか。
同僚とランチを食べながら世間話をしていたり、外食をして戻ってきてすぐ午後の業務へ取り掛かったりすることもあるでしょう。
お昼休みの時間を活用するためにすぐ出来る方法は、昼食の時間を短くすることが１つ挙げられます。
昼食の時間を短くした分だけ、自分のやりたい事に当てる時間が増やせます。
例えば、お弁当を持参することや前もって買ってきておくことでも時間短縮になります。
昼食を済ませ、午後の始業時間まで15分しか時間が取れなかったとしても、15分で出来ることをやればいいのです。
ここでお伝えしたいのは、短い時間でも出来ることは多いということ。15分でも手をつける習慣を身につけることで、時間の短縮や効率よく時間を使うことになっていきます。
時間の作り方③｜仕事の合間の時間を活用する
1日にやっている業務内容を書き出してみると、思っている以上に使える時間があるものです。業務と業務の間の時間。1回あたりにすると僅かな時間かもしれませんが、意図的にこの繋ぎ目の時間を使えるようになると、時間を使える幅が広がります。
私も、1日のスケジュールを確認した時に、ミィーティング、お客様訪問、資料作り、またミィーティング・・・ と1日の仕事が終わった後しか時間が取れないと思うことがありました。
しかし、自分の予定を書き出してみると、合間で使える時間があることに気づけます。
例えばミィーティングとお客様訪問の間に、移動時間を抜いても15分取れる。資料作りをしている時の休憩で10分取れる。
10分、15分取れれば、電話1本かけることができたり、メールを１通送信することができたりしました。1回にしてみればわずかな事ですが、積み重ねれば1日に出来る仕事量は格段に増やすことができます。
時間の作り方④｜業務終了後の時間を活用する
業務終了後の時間は、一番集中して取り組める時間と言えるでしょう。
極端に言えば、睡眠時間を削ればいくらでも時間は取れます。
ただ、現実的に睡眠時間を削り続けるのは無理があり体がもたないので、業務終了後の時間をいかに多く取る工夫をするかがポイントです。例えば、今まで見ていたテレビを控える、スマートフォンを触る時間を減らすなど、何かを得るために一時的であったとしてもやらない事を決めることです。
やることを決めることは、やらない事を決めることにもなります。
時間の作り方⑤｜休日の時間を活用する
休日に仕事をする人、先週終わらなかった作業をする人も多いと思います。
せっかくの休みを削ってやることは、大多数の人は負担に感じるかもしれません。
しかし、平日の仕事内でおわらないことであれば、休日の時間を使ってやることも必要なはずです。なぜなら、やはり一番時間が取りやすいからです。
上記で「やることを決めることは、やらない事を決めることになる」と書きましたが、休日こそが一番当てはまるかもしれません。
ただし、長い時間をかけてやればいいという事でもありませんので、やる時間を決めて集中してやることが必要です。
最後に｜ビジネスにおける時間の考え方とは
「多忙な人ほど、とてつもない業務量をスピード感をもってこなしている」
私は入社後まもなく、当時の上司に言われたことがあります。
実際に、まったく忙しい素振りを感じさせないほどにレスポンスが早かったり、忙しさを感じさせないくらい的確に業務を終えたりしている。表情もイキイキとして成果を出している。
上記のような実力者の方々をたくさん見てきました。
このような人たちには、時間という視点において共通点がありました。
それは、時間は有限であるということ。そして、時間は与えられるものではなく自ら作り出すという考えを持っているということ。
今回ご紹介した時間の作り方や使い方は、決して難しいものではないはずです。
時間を意図的に作ることを意識し、限られた時間に集中して取り組むことを習慣にしていけば、今までとは違った業務の進め方が可能になるはず。
ぜひ一度、お試しください。
また、時間に対する記事は他にもあります。
主に新入社員向けに書いた記事ですが、こちらも時間の使い方を効率よくしたい方は一読してみてください。
