「ひとつの作業に時間がかかる」
「仕事が詰まってくると、気持ちが焦ってすべての仕事が進まない」
上記のような悩みがある新入社員の方や若手の社員の方へ、私が出会ったスピード感を持って仕事をしている人の時間術を伝えていきたいと思います。
私自身も、みなさんとの出会いにより、時間に対する考え方や使い方を真似することで、だんだんと仕事のスピードは上がり、おのずと成果にも結びつけることが出来ました。
決して難しいことではなくて、明日からでも出来るものばかりです。
今回のブログでは、私自身の考えだけでなく、時間を意識してスピード感を持った仕事の進め方をしている人達のやり方をまとめてみました。
あえて“ゆとり”の時間を組み込んで予定を立てよう
新入社員のうちは、ひとりが行う仕事量はさほど多くはないかもしれません。
ただ、時期的にどうしても量が増える時期や、締め切り期日が近い仕事も多くあるかもしれません。
しかも、新入社員や若手社員に共通しているのは「早く仕事を覚えよう」「先輩の足を引っ張らないようにしよう」という前向きでポジティブな気持ちです。
もちろん、この意気込みは良いことです。
ただ、この意気込みが強いがゆえに頑張ろうという気持ちが出ているので、どうしても仕事の予定をパツパツに入れがちになります。
仕事が多く入っている＝頑張っている。というような図式が無意識に出来上がってしまうことが多いです。
上記の場合、順調に仕事が進んでいれば問題はありませんが、突発的に出てくるトラブルや緊急で重要な仕事が突然入ってきた場合に、どうしても他の仕事に影響が出てしまいます。
万が一のことがあった時や、完成後のチェックをするため、そして自分が慌てないミスをしないためにも、あえて「ゆとり」を入れておくことで対処が可能になります。
咄嗟の対応を求められたり、緊急の仕事が入っても、他の仕事への影響を最小限に留めて結果的に全体のスピードは保てるのです。
何より、ミスを起こしやすくなる焦りが少なくなります。
ちょっとしたスキマ時間でも有効に使おう
以前の私は、仕事を見たときに「この仕事は時間が必要だから、あとで時間をとってからやろう」と考えていました。
あとで時間をとれる時もあれば、なかなか時間が取れずに結局翌日に回す。ということもしばしば。
さらにこんな事もありました。お客様からの問い合わせのメール。
これも1回は返答するのですが、次に来たお客様からの返答に対して時間が取れずに翌日。下手すると翌々日。
でも、わずかな時間でも積み重なれば大きな時間になるのです。
たとえ５分であっても手をつけてみよう
ある会社の社員さんで、時間の使い方がうまいと社内でも評判の方と話をする機会がありました。
「出来ることはたとえ5分でも、まずは手をつけるようにすると変わりますよ」と教えていただきました。
実際にやってみると、たった5分、この５分間に集中して手をつけることで完成度が上がります。そして、あとでも忘れずにやろうという意識が作れます。
一番のメリットは、少しのスキマ時間でも有効活用できる習慣が身につきます。
上司やお客様からの見られ方・感じ方が変わります
ちょっとした合間であっても、目の前のことには全力で取り掛かることは大事です。
たとえ雑用と思えることも、やるからには全力で成果を出すことにコミットして取り掛かる。
この意識で取り掛かることを習慣にすれば、どんなことでも真剣に集中してやるようになります。
そしてこの姿勢が、見ている上司やお客様からの信用度を上げていきます。
スピード感がある人には不思議と人が集まってきます
スピード感を持ってやっていると、周りの反応もだんだんと変わってくることを痛感しました。
お客様へのレスポンスを早くすると、お客様から「いつも返事が早くて助かります。」という声をいただくと同時に、商談などもスムーズに進んでいきます。
上司から頼まれた仕事も、スピード感を持って対応することで次の仕事をもらえるチャンスも増えます。
たとえ新入社員であってもキャリアの少ない若手社員であっても、仕事が集まってきます。
仕事が集まるということは、それだけ人が集まってきている証拠です。
最後に｜時間ばかりに意識がいかないように注意しよう
今回のブログで時間の使い方や得られるベネフィットについて書いていますが、肝心の中身内容が伴わないと本末転倒です。
稀に、時間への意識が高すぎて、出来たはいいけどやり直しになるケースも少なくはありません。
いかに時間を短縮するかと同時に、仕事の完成度も高くしなければいけません。
だからこそやるときは集中して、時には人の助けを借り、時には自分で調べて進めていきましょう。
時間への意識を変えるだけでも、今までの行動は変わるはずです。
今まで何もしていなかったちょっとしたスキマ時間や、10分でもいいから早めに終わらせるようにすること。
少しの工夫で時間は、意図的に作れるのでぜひやってみる価値ありです。
